Què és i perquè serveix una intranet a l’empresa?

Què és i perquè serveix una intranet a l’empresa?

Moltes vegades l’estructura interna d’una empresa entorpeix la comunicació entre persones, estanca la generació de noves idees o alenteix alguns processos o presa de decisions. Una bona opció per millorar tots aquests punts, és la creació i implementació d’una intranet que ajudi a l’empresa a millorar tant en l’àmbit organitzatiu com en l’àmbit comunicatiu.

Què és la intranet?

Una intranet és una xarxa privada que permet compartir informació i recursos entre els membres que formen part d’una organització. Normalment, s’utilitza perquè els treballadors dels diferents departaments o seccions puguin accedir a tota aquella informació necessària per poder desenvolupar les seves activitats de manera òptima.

L’objectiu principal d’una intranet és la de distribuir informació de manera interna a tota l’empresa. Des de comunicar canvis, iniciatives o notícies, fins a crear formularis o millorar la capacitació de les persones que en formen part. Es tracta d’un punt clau per mantenir un bon ambient de treball i aconseguir una comunicació interna fluida i eficient.

La informació que es comparteix a través de la intranet varia segons cada empresa i cada model de gestió, però el més habitual és que es faci servir per compartir informació, documents i bases de dades de gestió, per exemple. El seu ús sol ser molt intuïtiu, cosa que permet que tots els membres de l’empresa puguin utilitzar-la interactuant amb els diferents continguts i processos. De la mateixa manera ajuda a comunicar-se fàcilment amb altres persones que formen part de l’organització siguin o no del mateix departament o secció.

Quins beneficis aporta la intranet?

Distribuir informació a tota l’empresa – Amb l’ús d’eines com una secció de notícies, un blog o una secció de calendari i esdeveniments, s’aconsegueix millorar la comunicació interna de l’empresa a escala global, estandarditzant les comunicacions  i millorant la participació dels treballadors en diferents processos.

• Comunicar objectius i iniciatives – És la millor manera de mantenir a tota l’empresa informada sobre projectes i activitats concretes que poden necessitar una col·laboració en l’àmbit col·lectiu o d’una resposta en l’àmbit individual.
• Paper no, gràcies – La transformació digital ha provocat que s’iniciï una nova era on el paper (i aquelles piles inacabables de documents) han anat desapareixent per deixar pas a l’emmagatzematge online. Això permet accedir de manera molt més fàcil i còmode a qualsevol informació evitant un munt de tràmits i temps gastat entre documents.
• Trobar i compartir informació, molt més fàcil – Les bases de dades permeten trobar i compartir la informació necessària d’una manera molt més fàcil, ràpida i eficient. El fet de disposar d’una intranet aporta molta més llibertat al treballador que pot accedir a informació d’ús comú com per exemple la sol·licitud de dies de vacances o l’accés a la nòmina.
• Automatitzar tasques – A través de l’automatització de processos es poden eliminar tasques manuals i repetitives com per exemple la de crear i enviar formularis per conèixer opinions, recollir idees o valorar canvis.
• Augmenta la col·laboració entre treballadors i es gestiona molt millor el coneixement – A través de la creació d’una wiki o d’un fòrum, els treballadors poden difondre els seus coneixements o ajudar-se entre ells en cas de dubte.
• Millora la cultura de l’empresa – Gràcies a la intranet es pot valorar l’ambient de treball de l’empresa i pot millorar-se de manera significativa en cas que es detectin mancances o  punts d’alerta. Implementar dates especials, activitats, notícies personals o fotos, per exemple, són punts que poden ajudar a reforçar positivament l’ambient de treball.
• Estalvi – Una intranet no només aporta estalvi en l’àmbit econòmic sinó que també ofereix un estalvi de temps considerable, ja que es redueix dràsticament el temps de cerca d’informació.
• Seguretat – La seguretat augmenta perquè s’evita que totes les persones no autoritzades tinguin accés a certa informació o certs documents.

Per què cal tenir una intranet?

Com hem comentat anteriorment, una intranet s’utilitza per crear i distribuir la informació interna de les empreses i és una eina d’ús exclusiu dels treballadors que tenen accés a notícies, bases de dades, documents i arxius entre d’altres. Aquest sistema de xarxa privat, permet compartir també recursos i dades entre els membres que formen part de la mateixa organització. Comptar amb una intranet és un valor afegit per qualsevol empresa que no només aconseguirà mantenir una comunicació interna molt més eficaç i fàcil, sinó que també serà capaç de desenvolupar tràmits interns d’una manera molt més ràpida i eficient.

En conclusió, disposar d’una intranet facilita la comunicació entre treballadors alhora que els manté actualitzats tant informativament com tècnicament. És una eina que ajuda a les empreses a millorar els processos interns, permet als treballadors accedir a la informació de manera fàcil i ràpida i ajuda a millorar la productivitat i el clima de l’empresa.

A Ciclick dissenyem intranets que permeten mantenir organitzada, actualitzada i accessible a qualsevol moment la informació interna de l’empresa. No dubtis en demanar-nos informació sense compromís i potencia la comunicació interna de la teva empresa!